Akár bérbeadóként, bérlőként vagy ingatlanügynökként olvasod ezt a cikket, lehet, hogy elsőre nem fogsz örülni annak, amit itt olvasni fogsz.
Ennek egyszerű oka van.
A legtöbb piaci szereplő a saját szemszögéből látja a helyzetet, miközben a másik oldal motivációi, kockázatai és félelmei sokszor rejtve maradnak előtte, vagy nem veszünk róla tudomást („mert úgy se a mi dolgunk”). Pedig egy sikeres irodabérleti tranzakcióban három szereplő érdekei találkoznak: a bérbeadóé, a bérlőé és az ingatlanügynöké.
Mindhárman ugyanazt a célt szeretnék elérni: egy sikeres, hosszú távon működő megállapodást. Mégis mindhárman mástól félnek a legjobban.
Ebben a cikksorozatban ezeket a félelmeket mutatjuk be, hogy jobban megértsük a másik oldal gondolkodását és döntéseit.
A sorozat részei
1. rész: A bérbeadó legnagyobb félelme – Nem az árengedmény, hanem az üres terület
2. rész: Az ingatlanügynök legnagyobb félelme – Nem a sok munka, hanem az eredmény nélküli folyamat
3. rész: A bérlő legnagyobb félelme – Nem a költözés, hanem a rossz döntés (ezt olvasod most)
A bérlő legnagyobb félelme: a változás
A legtöbb vállalat nem azért kezd új iroda keresésébe, mert erre vágyik.
Az irodakeresés mögött általában valamilyen üzleti kényszer áll. Lejár a bérleti szerződés, nő a létszám, csökkenteni kell a költségeket, megváltoznak a munkavégzési szokások, vagy egyszerűen a jelenlegi iroda már nem támogatja megfelelően a cég működését.
Kívülről nézve ilyenkor könnyen úgy tűnhet, hogy a döntés elsősorban a bérleti díjról szól. A gyakorlatban azonban a legtöbb szervezet számára az ár csak egy a sok szempont közül. Sokkal nagyobb kérdés, hogy megéri-e feladni azt a működési környezetet, amelyhez a vállalat és a munkatársak évek alatt hozzászoktak.
A megszokás nagyobb érték, mint gondolnánk
Minden iroda körül kialakul egy működő rendszer.
A munkatársak ismerik a környéket, tudják hol lehet parkolni, melyik útvonalon érnek be a leggyorsabban, hova járnak ebédelni, és hogyan működik a napi rutin. Ezek apróságnak tűnnek, mégis jelentős szerepet játszanak abban, hogy egy szervezet mennyire érzi otthon magát egy adott helyen.
Ez az oka annak, hogy sok vállalat még akkor is hosszú ideig marad egy irodában, amikor annak hiányosságai már egyértelműen láthatók. A megszokott működés biztonságot ad, a költözés viszont mindig bizonytalanságot hoz magával.
A költözés valójában egy vállalati projekt
Az új iroda kiválasztása csak a folyamat egyik része.
A költözést meg kell szervezni, át kell helyezni az informatikai rendszereket, kezelni kell a bútorokat és az infrastruktúrát, össze kell hangolni a kivitelezési munkákat, miközben a vállalat működésének folyamatosnak kell maradnia.
Mindez jelentős időráfordítást igényel a vezetőktől, az operatív csapatoktól és gyakran a munkatársaktól is. Egy iroda költözése ezért nem egyszerű adminisztratív feladat, hanem sok esetben hónapokon át tartó projekt.
Nem meglepő tehát, hogy számos vállalat már önmagában a költözés terheit is komoly kockázatként értékeli.
Az ár fontos, de ritkán ez az egyetlen szempont
A költségek természetesen minden döntésben szerepet játszanak.
A bérleti díj, az üzemeltetési költségek, a parkolás vagy az esetleges kialakítási munkák mind befolyásolják a végső döntést. Ennek ellenére a tapasztalat azt mutatja, hogy a vállalatok többsége nem kizárólag a legalacsonyabb ár alapján választ irodát.
Egy olcsóbb megoldás könnyen válhat drágábbá, ha a lokáció nehezen megközelíthető, ha az iroda nem támogatja a szervezet működését, vagy ha a munkatársak számára jelentős kompromisszumokat jelent.
A cél általában nem a legolcsóbb iroda megtalálása, hanem az, hogy a vállalat számára hosszú távon is fenntartható megoldás szülessen.
A munkatársak szempontjai is számítanak
Az elmúlt években az iroda szerepe jelentősen megváltozott.
A munkakörnyezet ma már nem csupán egy hely, ahol az emberek dolgoznak. Egyre fontosabb szerepet játszik a munkavállalói élményben, a vállalati kultúrában és a tehetségek megtartásában is.
A döntéshozók ezért sok esetben nemcsak a négyzetmétereket és a költségeket mérlegelik, hanem azt is, hogyan fogadják majd a kollégák az új környezetet. Egy kedvezőtlenebb lokáció vagy egy kevésbé vonzó iroda hosszú távon a szervezet működésére is hatással lehet.
A felelősség végül mindig valakié
Egy irodabérleti szerződés aláírása mögött jelentős pénzügyi és működési döntés áll.
A szerződést ugyan a vállalat köti meg, de a felelősséget általában néhány vezető viseli. Ők hagyják jóvá a költségvetést, ők választják ki a helyszínt, és egy esetleges sikertelen döntés következményeit is nekik kell kezelniük.
Ez természetes módon óvatosságot eredményez.
A legtöbb vezető nem egyszerűen új irodát keres. Olyan döntést próbál meghozni, amely éveken keresztül támogatja majd a szervezet működését.
Ezért húzódnak el gyakran a döntések
A bérbeadó oldaláról nézve sokszor úgy tűnhet, hogy a bérlő túl sokáig mérlegel.
Az ingatlanügynök azt látja, hogy minden információ rendelkezésre áll, mégsem történik előrelépés.
A vállalat oldaláról azonban gyakran egészen más a kép. Egy iroda kiválasztása nemcsak ingatlanpiaci döntés, hanem üzleti, pénzügyi és szervezeti kérdés is. A döntéshozók ilyenkor nem pusztán egy helyszínt választanak, hanem egy olyan környezetet, amely évekre meghatározhatja a működésüket.
Éppen ezért a folyamat természetes része a mérlegelés, az újraszámolás és a különböző alternatívák összehasonlítása.
Mikor válik elkerülhetetlenné az irodaváltás?
A legtöbb vállalat addig marad a jelenlegi irodájában, amíg annak problémái kezelhetők.
A fordulópont általában akkor érkezik el, amikor a meglévő helyzet már nagyobb terhet jelent, mint maga a változás. Kevés a hely, túl magasak a költségek, nem megfelelő a lokáció, vagy a szerződés lejárata miatt új megoldást kell találni.
Ekkor a költözés már nem kockázatként jelenik meg, hanem lehetőségként.
A valódi félelem
Az irodabérleti döntések mögött ritkán kizárólag pénzügyi megfontolások állnak.
A legtöbb vállalat számára a legnagyobb kihívást a változás jelenti. Egy megszokott működési környezet elhagyása, egy új iroda bevezetése, a kollégák alkalmazkodása és a költözéssel járó bizonytalanság olyan tényezők, amelyek minden szervezetet óvatossá tesznek.
Éppen ezért sok cég nem azért marad a jelenlegi irodájában, mert az minden szempontból ideális. Sokkal inkább azért, mert a költözés költségeit, kockázatait és bizonytalanságát nagyobbnak érzékeli, mint a meglévő problémákat.
Az irodabérleti piac egyik legegyszerűbb igazsága talán éppen ez:
A vállalatok többsége nem a tökéletes irodát keresi. Olyan megoldást keres, amely mellett biztonsággal képes vállalni a változást.
A sorozat összefoglalása
Az irodabérleti piac három legfontosabb szereplője ugyanabban a tranzakcióban vesz részt, mégis teljesen eltérő kockázatokkal szembesül.
A bérbeadó számára az üresedés jelenti a legnagyobb veszélyt. Az ingatlanügynök attól tart, hogy egy hosszú folyamat végén nem születik döntés. A bérlő oldalán pedig a változás, a költözés és az ezzel járó bizonytalanság jelenti a legnagyobb kihívást.
Talán éppen ezért olyan összetett minden irodabérleti tranzakció. A sikerhez ugyanis nem egyetlen érdek vagy szempont megértése szükséges, hanem három különböző nézőpont összehangolása.
