Rövid válasz: amikor még nem sürgős

Ez az a válasz, amit a legtöbb cég nem akar hallani.

Amikor egy irodabérleti szerződésből még 12–18 hónap van hátra, könnyű azt mondani, hogy „ráérünk még ezzel foglalkozni”. Hiszen az iroda működik, a szerződés él, és látszólag nincs semmi sürgős teendő.

Éppen ez az a pont azonban, amikor a legerősebb lehet a tárgyalási pozíciód.

A munkám során rendszeresen találkozom olyan cégekkel, amelyek csak néhány hónappal a szerződésük lejárata előtt kezdenek komolyan foglalkozni azzal, hogy mi legyen a következő lépés. Sokszor természetes rutinként kezelik a hosszabbítást: 3 vagy 5 évente lejár a szerződés, beszélünk a bérbeadóval, kapunk egy ajánlatot, tárgyalunk róla, majd aláírjuk.

Pedig egy irodabérleti szerződés lejárata nem adminisztratív esemény, hanem egy ritkán visszatérő stratégiai lehetőség.

Ilyenkor dönthetsz arról, hogy megfelelő-e még a jelenlegi iroda, szükség van-e változtatásra, milyen alternatívák vannak a piacon, és milyen feltételeket lehet elérni akár maradás, akár költözés esetén.

Ehhez azonban egy dologra mindenképpen szükséged van:

időre.

Mit jelent az, hogy időben?

Nincs minden vállalatra alkalmazható pontos hónapszám. Egy 300 m²-es iroda megtalálása teljesen más feladat lehet, mint egy 3 000 m²-es új központ kialakítása.

Ráadásul az irodapiac kínálata sem egyenletesen változik a mérettel.

Budapesten például 300–400 m² körüli irodából jellemzően nagyon széles a választék. Érdekes módon 500–600 m² környékén már sokkal nehezebb igazán jó lehetőséget találni. 1 000–1 500 m²-nél ismét több alternatíva jelenhet meg, és 2 000–4 000 m² között is lehet megfelelő választék. 4 000 m² felett azonban ismét jelentősen szűkülhet a valóban megfelelő lehetőségek száma.

Ezért önmagában az, hogy „nekünk csak 600 m² kell”, még nem jelenti azt, hogy néhány hónap alatt biztosan megtaláljuk a megfelelő irodát.

Tapasztalatunk alapján az alábbi időzítés jó kiindulópont lehet:

• 200–300 m²: érdemes 6–9 hónappal a szerződés lejárata előtt.
• 300–500 m²: hasznos 9–12 hónappal a szerződés lejárata előtt elkezdeni a piac felmérését és a tárgyalások előkészítését.
• 500–1 500 m²: célszerű 12–15 hónappal korábban elindítani a folyamatot.
• 1 500 m² felett: javasolt 15–18 hónappal, összetettebb projektek esetén akár még ennél is korábban megkezdeni az előkészítést.

Ezek természetesen nem kőbe vésett szabályok. Az iroda műszaki állapota, az elvárt lokáció, a fit-out igény, a belső döntéshozatal összetettsége és a piaci kínálat mind módosíthatják az ideális időpontot.

A lényeg nem az, hogy pontosan 12 vagy 15 hónappal korábban kezdj.

Hanem az, hogy akkor kezdj, amikor még több valódi lehetőséged van.

Miért ennyire fontos az idő?

Mert egy irodabérleti tárgyalás nem csak számokról szól. Legalább ugyanennyire szól alkupozícióról.

Erős tárgyalási helyzetben az a bérlő van, akinek van ideje, alternatívája és lehetősége nemet mondani.

Ha másik három megfelelő irodával is tárgyalsz, miközben a jelenlegi bérbeadóval a hosszabbításról egyeztetsz, akkor valódi választási lehetőséged van. Ha egyik ajánlat sem megfelelő, tovább tárgyalhatsz.

Egészen más a helyzet akkor, amikor már csak néhány hónap van hátra.

A bérbeadó is tud számolni. Látja, mennyi idő kellene egy másik iroda kiválasztásához, a szerződés megtárgyalásához, a tervezéshez, a kivitelezéshez és végül a költözéshez.

Ha erre már nincs reálisan időd, akkor az alternatíváid egy része csak papíron létezik.

A késői kezdés tehát nemcsak azt döntheti el, hogy rosszabb feltételekkel maradsz-e. Azt is eldöntheti, hogy egyáltalán van-e még lehetőséged költözni.

Mire kell valójában ennyi idő?

Kívülről egy irodakeresés egyszerű folyamatnak tűnhet: megnézünk néhány épületet, bekérjük az ajánlatokat, kiválasztjuk a legjobbat és aláírjuk a szerződést.

A valóságban ennél jóval több döntés történik.

Először pontosan meg kell határozni, mire van szüksége a vállalatnak. Hány munkavállalóval számolunk? Milyen munkavégzési modellben? Mekkora növekedés várható? Mely lokációk jöhetnek szóba? Milyen műszaki és ESG-elvárások vannak?

Ezután lehet érdemben feltérképezni a piaci alternatívákat.

A megfelelőnek tűnő irodáknál pedig nem elég megnézni a bérleti díjat. Ültetési tervre, műszaki vizsgálatra és fit-out költségbecslésre is szükség lehet. Egy magasabb kiépítési költség önmagában eldöntheti, hogy egy elsőre kedvezőnek tűnő iroda valójában jobb vagy rosszabb döntés-e a maradásnál.

Ezután következik a vállalaton belüli döntéshozatal. Ha csak egy-két vezető dönt, a folyamat viszonylag gyors lehet. Ha azonban a menedzsment, a pénzügy, a HR, az IT vagy akár a munkavállalók is érintettek, az egyeztetések könnyen heteket vehetnek igénybe.

És ekkor még mindig nem írtunk alá semmit.

Az ajánlati körök, a tárgyalások, a jogi dokumentáció és a végleges szerződés kialakítása önmagában is 6–12 hetet, összetettebb esetben akár 2–4 hónapot igénybe vehet.

Ha pedig új irodát kell kialakítani, ehhez még hozzáadódik a tervezés és a kivitelezés ideje.

Valós példa: amikor már csak maradni lehetett

Egy vállalat négy hónappal a bérleti szerződésének lejárata előtt keresett meg bennünket.

A kérés elsőre egyszerű volt:

„Maradnánk, csak alkudjunk egy picit.”

A probléma nem az volt, hogy maradni szerettek volna. Könnyen lehet, hogy megfelelő versenyhelyzetben és jó feltételek mellett ugyanez lett volna a folyamat végén is a legjobb döntés.

Csakhogy négy hónappal a szerződés lejárata előtt már alig volt lehetőségünk valódi alternatívát teremteni.

Nem volt elegendő idő új helyszíneket megfelelően megvizsgálni, végigvinni a belső döntési folyamatot, majd szükség esetén egy költözést is előkészíteni.

Ezt természetesen a bérbeadó is pontosan tudta.

A vállalat végül maradt, de a tárgyalási lehetőségeink már jelentősen korlátozottak voltak.

Nem az volt a probléma, hogy nem akartak költözni. Hanem az, hogy már nem volt „idő” tárgyalni.

Valós példa: amikor megtalálták a megfelelő irodát – de már késő volt

A késői kezdés másik oldalát egy bérlőképviseleti projektünk mutatta meg nagyon jól.

Az ügyfél egy modern, designos irodát keresett új építésű irodaházban, megfelelő ESG-paraméterekkel.

Az egyik megtekintés során eljutottunk a Millennium Gardensbe. Az épület és az iroda gyakorlatilag minden fontos szempontból megfelelt a vállalat elképzeléseinek.

A probléma a megtekintés során derült ki.

A bérbeadó jelezte, hogy csak a terület kiépítése várhatóan 8–10 hónapot vesz igénybe.

És ebben még nem volt benne a tárgyalás, a szerződéskötés, a tervezés és a teljes előkészítési folyamat.

Az ügyfél meglévő bérleti szerződéséből ekkor 9 hónap volt hátra.

Gyakorlatilag abban a pillanatban eldőlt, hogy hiába találtunk egy olyan épületet, amely minden fontos szempontból megfelelt nekik, már nem volt reális lehetőségük odaköltözni.

Nem az ár miatt.

Nem azért, mert nem tetszett nekik az iroda.

Hanem azért, mert elfogyott az idő.

Ez az egyik legjobb példa arra, hogy a késői kezdés nem pusztán gyengébb tárgyalási pozíciót jelenthet. Konkrétan ki is zárhat olyan lehetőségeket, amelyek egyébként megfelelőek lennének a vállalat számára.

+1 stratégiai gondolat: a mostani szerződésed öt év múlva is számítani fog

Egy jól előkészített új bérleti szerződés nem csak arról szól, hogy milyen bérleti díjat sikerül ma kialkudni.

A szerződésben most kialakított rugalmasság évekkel később komoly értéket jelenthet.

Érdemes ezért már a szerződéskötéskor végiggondolni, mi történik akkor, ha a vállalat növekszik vagy éppen csökken, szükség lesz-e terület-visszaadási lehetőségre, milyen feltételekkel lehet albérletbe adni a terület egy részét, milyen kilépési lehetőségek állnak rendelkezésre, és milyen helyzetből indul majd a következő újratárgyalás.

Ezek ma talán másodlagos kérdésnek tűnnek.

Öt év múlva viszont könnyen lehet, hogy éppen egy ilyen pont jelent majd több millió forintos különbséget vagy biztosítja a vállalat számára szükséges rugalmasságot.

Ezért egy jó szerződés nemcsak a jelenlegi problémát oldja meg.

A következő tárgyalási pozíciódat is elkezdi felépíteni.

Tárgyalni akkor kell, amikor még van időd dönteni

Az irodabérleti tárgyalásnál az idő nem egyszerűen egy határidő a projekttervben.

Az idő alkupozíció.

Ha van időd, megvizsgálhatod a piacot, alternatívákat teremthetsz, több ajánlati kört vihetsz végig, kiszámolhatod a valódi költségeket, és szükség esetén akár nemet is mondhatsz.

Ha nincs időd, ezek a lehetőségek egymás után tűnnek el.

Ezért tárgyalni nem akkor kell elkezdeni, amikor már „itt az idő”.

Tárgyalni akkor kell, amikor még van időd dönteni.

Mert egy jó irodabérleti döntés nem sprint.

Ez egy stratégiai folyamat. És a stratégia az időnél kezdődik.