Történet előzménye
Egy belvárosban működő ügyvédi irodáról van szó, akik körülbelül 650 m² irodaterületet béreltek.
Az előző hosszabbításkor szerettek volna visszaadni körülbelül 180 m²-t, mert a teljes területet már nem használták ki megfelelően. A bérbeadó azonban ezt nem támogatta.
A válasz gyakorlatilag ez volt: „Vagy kibérlik az egész emeletet, vagy mehetnek másik irodát keresni.”
Abban az időszakban azonban teljesen más piaci helyzet volt. Kevesebb volt az alternatíva, kisebb volt az üresedési ráta, a bérlők mozgástere sokkal szűkebb volt.
Így végül egyfajta kényszerhelyzet alakult ki: maradtak, és tovább bérelték azt a plusz 180 m²-t is, amit valójában már nem használtak.
Ez három éven keresztül folyamatos veszteséget jelentett számukra. Többször próbáltuk albérletbe adni a területet, de egyszer sem sikerült megfelelő megoldást találni rá.
Amikor ezt az információt megtudtam, több alkalommal próbáltam kapcsolatba lépni az office managerrel. Küldtem e-maileket, próbáltam bemutatni, hogy a piac időközben teljesen megváltozott, és most már sokkal erősebb tárgyalási pozícióból lehetne nekimenni a következő hosszabbításnak.
Valahogy azonban az információ vagy nem jutott el a döntéshozóhoz, vagy nem kaptam rá érdemi reakciót.
Egy ponton úgy éreztem, hogy ebből így nem lesz előrelépés.
Végül megszereztem az ügyvédi iroda vezetőjének telefonszámát és felhívtam.
Mi volt a stratégiám?
1. Tudtam, mi fáj a bérlőnek
A legfontosabb információ az volt, hogy a cég három éve fizetett egy olyan 180 m²-es területért, amit valójában nem használt.
Ez nemcsak pénzügyi veszteség volt, hanem egy folyamatos rossz érzés is számukra.
A legtöbb cégvezető pontosan érzi, amikor hónapról hónapra olyan költséget fizet, aminek nincs valódi értelme.
2. A piac teljesen megváltozott
Közben az irodapiac is elkezdett átalakulni.
Nőtt az üresedési ráta, több lett az elérhető terület, és egyre inkább látszott, hogy a piac kezd a bérlőknek kedvezni.
Magyarul: a bérlők alkupozíciója jelentősen erősödött.
És ez nagyon fontos. Mert a piac változása önmagában még kevés.
A piacot „be kell vinni” a tárgyalóasztalhoz.
3. Volt egy nagyon erős alternatíva a piacon
A stratégiában kulcsszerepe volt egy Váci úti, magas minőségű irodaháznak is, ahol körülbelül 7–8 EUR/m²/hó + ÁFA árszinten kínáltak területeket. Ez abszolút piaci ár alatt volt.
És ami még fontosabb: nem csak elméleti alternatíva volt, hanem egy teljesen reális költözési opció.
4. A bérbeadó félelme
A negyedik pont a bérbeadó félelme volt.
Röviden: a bérbeadó legnagyobb félelme az, hogy elveszíti a bérlőt.
Ez elsőre egyszerűnek hangzik, de valójában az egyik legerősebb tárgyalási tényező egy irodabérleti folyamatban.
Erről lentebb részletesebben is írok, mert szerintem nagyon sok bérlő nem látja át igazán, hogy a bérbeadó oldalán ez mekkora kockázatot jelent.
5. Pont jókor kezdtük el a tárgyalást
Ez az egyik legfontosabb része az egész történetnek. Volt időnk. És ez kulcsfontosságú. Nem az utolsó pillanatban estünk neki a piacnak, nem időnyomás alatt kezdtünk el alternatívákat keresni.
Volt elegendő idő:
- megnézni a piacot,
- tárgyalni más irodaházakkal,
- összehasonlítani a lehetőségeket,
- és akár ténylegesen el is költöztetni a bérlőt.
Ez óriási különbség.
Mert amikor a bérbeadó érzi, hogy a bérlőnek nincs ideje, akkor az egész tárgyalási pozíció meggyengül.
De amikor azt látja, hogy:
- van idő,
- van alternatíva,
- és van valódi döntési lehetőség,
akkor teljesen megváltozik a dinamika.
Mitől fél valójában a bérbeadó?
Sokan azt gondolják, hogy a bérbeadó legnagyobb félelme az, hogy egy kicsit olcsóbban kell kiadnia az irodát. Pedig ez általában nem igaz. A legnagyobb félelme az, hogy elveszíti a bérlőt. Mert amikor egy nagyobb bérlő kiköltözik, akkor a tulajdonos nemcsak a bérleti díjat veszíti el.
Az üres terület után sok esetben továbbra is neki kell fizetnie:
- az üzemeltetési költségeket,
- a közös területi díjakat,
- a fenntartási költségeket,
- újrabérbeadáshoz tartozó ügynöki díj,
- kialakítási hozzájárulás
- és közben még az újrabérbeadás kockázatát is vállalja.
És ez hónapokig vagy akár évekig is eltarthat. Minél nagyobb egy terület, annál nagyobb a kockázat.
Ez hasonló egy lakáskiadáshoz. Ha kiköltözik a bérlő, akkor nemcsak a bérleti díj tűnik el, hanem a közös költség és minden fenntartási teher is a tulajdonoson marad.
Csak irodapiacon ez sokszor milliós nagyságrend havonta és tovább tart bérbeadni.
Ezért van hatalmas ereje annak, amikor egy bérlőnek valódi alternatívája van.
Mert a bérbeadó pontosan tudja: ha elveszíti a bérlőt, annak komoly ára lehet.
Bérlőképviseletnél mire figyelek?
Tanácsadóként számomra az egyik legfontosabb feladat az, hogy megteremtsem azt a környezetet, ahol a bérlő minden oldalon a lehető legerősebb pozícióból tudjon tárgyalni.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy:
- megvizsgáljuk a maradás lehetőségét,
- megnézzük a versenytárs irodaházakat,
- összehasonlítjuk a teljes költségeket,
- és fenntartjuk a versenyhelyzetet.
A kommunikáció pedig kulcskérdés. A tárgyalás során sokszor nem az számít, mi az igazság, hanem az, hogy a másik fél milyen pozíciót érzékel.
A bérlőképviselet legnagyobb hozzáadott értéke sokszor nem maga a költözés, hanem annak a valós lehetősége, és ez nagyon fontos különbség.
Egy jó bérlőképviselet nem arra épül, hogy mindenáron elköltöztessük a bérlőt.
Hanem arra, hogy:
- a meglévő helyén,
- vagy egy új irodában,
a lehető legjobb feltételeket kapja.
Bérlői hozzáállás
Egy ilyen stratégia nagyon könnyen össze tud omlani. Elég egy rossz mondat.
Ha a bérlő azt kommunikálja:
- hogy nincs valódi alternatíva,
- hogy biztosan maradni akar,
- vagy hogy időnyomás alatt van,
akkor a tárgyalási pozíció gyorsan gyengülhet.
Ebben az esetben azonban történt valami érdekes.
A megtekintett versenytárs irodaház annyira megtetszett a bérlőnek, hogy egy idő után már nem csak tárgyalási eszközként tekintett rá. Valódi opciónak kezdte érezni. És ez mindent megváltoztatott. Mert onnantól nem „eljátszott” versenyhelyzet volt, hanem valódi.
A végére gyakorlatilag már nem is nekem kellett tárgyalnom. A bérlő maga kezdte lefelé alkudni az árakat, én pedig inkább koordináltam és támogattam a folyamatot. És szerintem ez az egyik legjobb érzés egy bérlőképviselő számára, amikor a bérlő valódi tárgyalópartnerként ül az asztalnál és már nem kiszolgáltatott félként.
Zárás
Az irodabérleti tárgyalásoknál sokszor nem az iroda a legfontosabb kérdés.
Hanem a stratégia és az idő.
